WWW.LIB.KNIGI-X.RU
БЕСПЛАТНАЯ  ИНТЕРНЕТ  БИБЛИОТЕКА - Электронные матриалы
 


«Государственное учреждение Краснодарского края “Государственный архив Краснодарского края” РАБОЧАЯ ПАМЯТКА О порядке проведения полистной проверки наличия и ...»

Государственное учреждение Краснодарского края

“Государственный архив Краснодарского края”

РАБОЧАЯ ПАМЯТКА

О порядке проведения полистной проверки наличия и состояния

особо ценных дел

Составитель: В.Д. Тихоша,

начальник отдела обеспечения

сохранности и госучета архивных

документов

Краснодар, 2004

1. Общие положения

Полистная проверка наличия и состояния особо ценных документов - одна из

важнейших мер, обеспечивающих их сохранность.

Основными задачами полистной проверки наличия и состояния особо ценных документов являются:

- установление фактического наличия единиц хранения и листов в них и соответствие их количеству, числящемуся по учетным документам;

- выявление документов, подлежащих различным видам реставрационной и консервационно - профилактической обработки;

В ходе полистной проверки наличия и состояния осуществляются:

- выявление и устранение недостатков в учете особо ценных документов;

- выявление и учет уникальных документов;

-выявление и учет материальных ценностей, физических и других особенностей;

-выявление отсутствующих документов и организация их розыска.

Полистные проверки наличия и состояния особо ценных документов проводятся плановом порядке и внеочередные, при выдаче из хранилища до и после использования.

Плановая полистная проверка наличия и состояния особо ценных документов доводится один раз в 5 лет.

Единовременная (внеочередная) полистная проверка наличия и состояния всех особо ценных документов или их отдельных групп проводятся:

- при смене заведующего хранилищем;

- при перемещении дел в другое хранилище;

- после чрезвычайных происшествий или стихийных бедствий;

- в случае утраты или повреждения документов;

Обязательные полистные проверки особо ценных документов проводятся перед выдачей их из хранилища и при возврате.

Полистная проверка наличия и состояния особо ценных документов проводится сотрудниками отдела обеспечения сохранности и госучета архивных документов, ответственными за сохранность документов (кроме документов, возвращаемых из читального зала).

Полистную проверку особо ценных документов, возвращаемых из читального ла, осуществляет работник читального зала.

Данная памятка составлена для оказания методической помощи сотрудникам госархива, выполняющим комплекс работ по полистной проверке наличия и состояния особо ценных документов: При составлении памятки использованы: «Основные правила работы государственных архивов. М., 2003.»

Памятка состоит из 3-х разделов.

Первый раздел является вводным и содержит общие положения проведения полистной проверки наличия и состояния особо ценных документов.

Во втором разделе определен порядок проведения полистной проверки наличия и состояния документов.

В третьем разделе изложены требования, относящиеся к оформлению результатов полистной проверки наличия и состояния особо ценных документов.

К памятке имеются приложения с формами документации, необходимые для оформления результатов работы.

2. Порядок проведения полистной проверки наличия и состояния особо ценных документов До начала работы по полистной проверке наличия и состояния особо ценных дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и листах - заверителях.

Проверка наличия и состояния особо ценных дел в фонде проводится путем сверки описательных статей описи особо ценных документов с описанием особо ценных дел на обложках (шифра, названия фондообразователя, дат дел, количества листов).

В ходе полистного просмотра особо ценных дел устанавливается соответствие фактического наличия листов их количеству, числящемуся в описи и в листах - заверителях.

В единицах хранения, особо ценные документы, которые не подшиты, ввиду их художественной ценности или по иным причинам хранятся в конвертах, папках и учтены по внутренним описям, проводится так же сверка наличия документов с внутренней описью дела.

При установлении несоответствия фактического наличия листов в делах их количеству, числящемуся в описи и в листах - заверителях, необходимо проверить сведения о количестве листов, числящихся в основных описях фонда и в старых, переработанных или усовершенствованных ранее, а также проанализировать делопроизводственные итоговые заверительные записи дела. Это позволит выявить технические ошибки в нумерации (или перенумерации) особо ценных документов и их учете.

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов особо ценного дела проводится их перенумерация по согласованию с начальником отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов и главным хранителем фондов. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, рядом ставится новый номер листа. Затем составляется новый лист - заверитель, при этом старый лист заверитель сохраняется в деле. На старом листе - заверителе делается отметка «пересоставлен».

Не допускается делать какие - либо иные пометы или исправления в описях и листах-заверителях особо ценных дел.

Физическое состояние особо ценных дел определяется путем визуального просмотра документов. При обнаружении дел, зараженных плесенью или другими биологическими вредителями, проводится немедленная их изоляция для последующей специальной обработки.

Дела с уникальными и особо ценными документами, содержащие материальные ценности и имеющие особенности в оформлении, обязательно проверяются полистно перед их выдачей в читальный зал и рабочие помещения архива, а так же при возврате в архивохранилище.

При проверке проводится сверка фактического наличия листов, материальных ценностей и других особенностей с их количеством, указанным в листах-заверителях.

Проверка особо ценных дел, возвращаемых пользователями в читальном зале, доводится работником читального зала в присутствии пользователя.

При установлении отсутствующих листов или других особенностей, зафиксированных в листе-заверителе дела, а так же поврежденных документов составляется акт произвольной формы и докладная записка руководству архива.

3. Оформление результатов полистной проверки наличия и состояния особо ценных документов Результаты полистной проверки наличия и состояния особо ценных документов фиксируются:

- в листах заверителях дел;

- в описи особо ценных дел фонда;

- в листе и акте проверки наличия и состояния документов;

- в картотеке учета физического состояния документов.

По результатам полистной проверки наличия и состояния особо ценных документов в листе-заверителе дела проставляется слева (справа при возврате от пользователей) штамп «ПРОВЕРЕНО», дата и разборчивая подпись лица, проводившего проверку.

По окончании полистной проверки наличия и состояния всех особо ценных документов фонда в конце описи так же проставляется штамп «ПРОВЕРЕНО», дата и подпись лица, проводившего проверку.

Лист проверки наличия и состояния особо ценных дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки.

На основании итоговых записей в листе проверки составляется акт проверки наличия и состояния особо ценных дел. Акт подписывается исполнителем, утверждается директором архива. Акты нумеруются по порядку номеров проверок в пределах фонда и включаются в дело фонда после их утверждения.

Одновременно с актом проверки наличия и состояния особо ценных документов в случае необходимости составляются другие акты:

- о технических ошибках в учетных документах;

- об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду;

-о неисправимых повреждениях документов.

На отсутствующие в ходе полистной проверки дела и документы составляются карточки учета необнаруженных документов и заведующим архивохранилищем организуется немедленный их розыск. О ходе розыска информируются начальник отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов и главный хранитель фондов архива.

Результаты полистной проверки физического состояния особо ценных документов фиксируются в листах - заверителях и заносятся в картотеку физического состояния документов.

По окончании плановой полистной проверки наличия и состояния особо пенных документов проверяющим составляется итоговая справка па каждый фонд, которая вместе с актом, листом проверки и другими учетными документами представляются главному

Похожие работы:

«Yaroslav Startsev. L'institutionalisation des comptences implicites du Prsident russe et leur role dans le fonctionnement du pouvoir prsidentiel// Revue d'tudes comparatives Est-Ouest, 2008,...»

«РУКОВОДСТВО ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ ЖИДКОКРИСТАЛЛИЧЕСКИЙ ТЕЛЕВИЗОР С ДИАГОНАЛЬЮ ЭКРАНА 28'' И LED-ПОДСВЕТКОЙ MTV-3027LT2 • Встроенный цифровой тюнер поддерживает DVB-T2/DVB-T/DVB-C • Отложенный просмотр (TimeShift) • Электронный теле-гид (EPG) • Запись программ (PVR) • Мультимедийный проигрыватель • Русскоязычное м...»

«МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ САМАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АЭРОКОСМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ имени академика С.П.КОРОЛЕВА СРЕДСТВА ИЗМЕРЕНИЙ ПРИ АВТОМАТИЗАЦИИ ИСПЫТАНИЙ ГТД Утверждено редакционно-...»

«Тарас ДРОЗД народная драма в двух действиях Действующие лица: М А З Е П А И В А Н С Т Е П А Н О В И Ч гетман Украины, лет 70-ти, по-прежнему красив и статен. О Р Л И К генеральный писарь гетмана, советник лет 40-ка. К О Ч У Б Е Й генеральный судья украинского воинства, 60-ти лет. ЖЕНА К О Ч У Б Е Я, лет 50-ти....»

«Название документа МУК Обновление Сервера и Кассы. v 34 Место хранения оригинала ООО "Кристалл Сервис" Путь к электронной версии документа www.set10help.crystals.ru SetRetail 10 ОБНОВЛЕНИЕ СЕРВЕРА и КАССЫ © 2013. ООО "Кристалл-Сервис". Все права защищ...»

«Снедкова В.С. ОБ АКТУАЛИЗАЦИИ ПРОБЛЕМЫ ИЗНОСА РАБОЧЕЙ СИЛЫ РАБОТНИКОВ С СЕМЕЙНЫМИ ОБЯЗАННОСТЯМИ Аннотация: В статье уточняется понятие износа рабочей силы, а также актуализируется проблема износа рабочей силы работников с семейными обязанностями. Ключевые слова: износ, рабочая сила, работники с семейными обязанностями, челов...»

«АЛЬПРТ КАНАШ шпчкеем, эп сире итлоее Национальная библиотека ЧР 4-022781 J ЧЛВАШ КЁНЕКЕ И З Д А Т Е Л Ь С Т В И Ш У П А Ш К А Р — 1978 и АЛЬПАРТ КАНАШ ^ Кf шпчкеем, 3it сире...»

«ЕИС еНот. Переход на версию 5. неофициальная инструкция по версии Информационного отдела МГНП (вторая версия документа) Очень важное замечание. Если после перехода на новую версию Енота Вы захотите вернуться обратно – на старую, то так или иначе, Вам всё...»








 
2017 www.lib.knigi-x.ru - «Бесплатная электронная библиотека - электронные матриалы»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.